WYDZIAŁ ORGANIZACYJNY
Wydział Organizacyjny realizuje zadania poprzez następującą strukturę wewnętrzna:
1. Anna Andrzejewska- Korytowska - Naczelnik Wydziału
2. Justyna Wierzbińska - Sekretariat
3. Mariusz Ślusarczyk - Inspektor; obsługa Rady Miejskiej
4. Karolina Długosz - Inspektor ds. kadr
5. Łukasz Osuch - Informatyk
6. Władysław Grudniewski - Starszy Informatyk
7. Anna Dolęga -Referent
8. Anna Kopeć - Specjalista
Do zakresu zadań Wydziału Organizacyjnego należy m.in.:
1)w zakresie spraw organizacyjnych m.in.:
a)prowadzenie rejestru zarządzeń i dyspozycji Burmistrza,
b)prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków,
c)prowadzenie centralnego rejestru petycji i wniosków o dostęp do informacji publicznej,
d)prowadzenie rejestru umów zawieranych przez Gminę,
e)prowadzenie zbioru ewidencji umów prac zleconych ze składką na ubezpieczenia społeczne i umów prac zleconych bez składki na ubezpieczenia społeczne,
f)przygotowywanie projektów upoważnień i pełnomocnictw dla pracowników Urzędu i dyrektorów gminnych jednostek organizacyjnych oraz prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw,
g)prowadzenie książki kontroli i dokumentacji z kontroli wewnętrznej i zewnętrznej,
h)prowadzenie zbioru i ewidencji uchwał Rady i przekazywanie do realizacji komórkom organizacyjnym,
i)przygotowywanie wyborów organów jednostek pomocniczych,
j)obsługa administracyjna zjazdów, narad, konferencji i zebrań,
k)prowadzenie dokumentacji z zebrań wiejskich,
l)prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi składanymi przez zobowiązanych pracowników Urzędu i dyrektorów gminnych jednostek organizacyjnych,
m)opracowanie wniosków o nadanie odznaczeń państwowych i odznak,
n)sporządzanie sprawozdawczości statystycznej i prowadzenie ewidencji sprawozdawczej,
o)sporządzanie informacji międzysesyjnej z działalności Burmistrza,
p)sprawowanie pieczy nad tablicami informacyjnymi Urzędu, w tym zamieszczanie ogłoszeń, informacji i publikacji,
q)współpraca z innymi jednostkami w zakresie potwierdzania wywieszania różnych informacji, obwieszczeń i ogłoszeń na tablicy urzędowej;
2)w zakresie spraw administracyjno–gospodarczych m. in.:
a)prowadzenie ewidencji stosowanych systemów i programów,
b)nadzór i sporządzanie umów dotyczących świadczonych usług na rzecz Urzędu,
c) nadzór i prowadzenie umów w zakresie wynajmu lokali w budynku administracyjnym Urzędu,
d) zamawianie i prowadzenie ewidencji pieczęci urzędowych, sprawowanie nadzoru nad ich przechowywaniem oraz sporządzanie protokołów likwidacji,
e) zamawianie prenumeraty czasopism, wydawnictw i publikacji niezbędnych do wykonywania zadań Urzędu oraz prowadzenie ewidencji bibliotecznej,
f)prowadzenie spraw z zakresu zaopatrzenia Urzędu m.in. w meble, urządzenia techniczne, materiały biurowe, środki czystości oraz artykuły spożywcze na potrzeby sekretariatu,
g) wykonywanie zadań związanych z eksploatacją samochodu służbowego,
h) prowadzenie ewidencji przedmiotów nietrwałych i przedmiotów nietrwałych niskocennych, w tym sporządzanie protokołów brakowania,
i)prowadzenie archiwum zakładowego,
j)ubezpieczenie mienia,
k) prowadzenie sekretariatu, w tym:
• przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek,
• prowadzenie ewidencji wpływu pism, e-maili, faksów, itp. oraz doręczanie ich zainteresowanym komórkom organizacyjnym po uprzedniej akceptacji,
• planowanie spotkań i narad, w tym uzgadnianie ich terminów, prowadzenie terminarza spotkań, koordynowanie przyjęć interesantów i pracowników Urzędu,
• nadzór nad pieczęciami pozostającymi w dyspozycji sekretariatu,
• przedkładanie Burmistrzowi, Zastępcy Burmistrza lub Sekretarzowi pism i korespondencji wychodzących do podpisu,
• obsługa osób przyjmowanych przez Burmistrza lub Zastępcę Burmistrza zgodnie z jego poleceniem i obowiązującymi w tym zakresie zwyczajami,
l) administrowanie budynkiem Urzędu i dbałość o jego otoczenie,
m) utrzymanie czystości i porządku w i wokół budynku Urzędu,
n) dekoracja budynku z okazji świąt państwowych, regionalnych i innych;
3) w zakresie spraw informatycznych, m.in.:
a) administrowanie siecią komputerową,
b) administrowanie elektronicznym obiegiem dokumentów,
c) zakup nowego i modernizacja istniejącego sprzętu komputerowego,
d) nadzór nad naprawami, konserwacją oraz likwidacją urządzeń komputerowych,
e) stały nadzór nad systemem informatycznym w Urzędzie, w tym nad siecią, sprzętem komputerowym i oprogramowaniem,
f) instalowanie i testowanie oprogramowania użytkowego,
g) planowanie rozwoju sieci bezpieczeństwa baz danych,
h) opracowanie i modyfikacja koncepcji informatyzacji Urzędu oraz ich wdrażanie,
i) planowanie i wdrażanie technologii cyfrowych wykorzystywanych w realizacji zadań urzędu (e- urząd),
j) ochrona systemów i sieci teleinformatycznych oraz nadzór na eksploatacją sprzętu komputerowego i oprogramowania,
k) administrowanie sieciowe systemem operacyjnym oraz bazami danych,
l) wdrażanie nowych systemów informatycznych, aktualizacja istniejących,
m) informatyczne zabezpieczenie danych Urzędu, ochrona baz danych i programów przed działaniem wirusów komputerowych,
n) gospodarowanie sprzętem i siecią komputerową oraz koordynowanie zaspakajania potrzeb Urzędu w tym zakresie,
o) zapewnienie ciągłości sprawnego funkcjonowania systemów informatycznych,
p) dokonywanie analizy funkcjonowania systemów informatycznych i występowanie z wnioskiem na temat ich usprawnień,
q) obsługa techniczna i informatyczna systemów informatycznych i sprzętu komputerowego urzędu,
r) wykonywanie zadań wynikających z przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, a w szczególności administrowanie bezpieczeństwem informacji poprzez przeciwdziałanie dostępowi do systemu informatycznego osób nie uprawnionych oraz podejmowanie stosownych działań w przypadku wykrycia naruszeń w systemie zabezpieczeń,
s) pełnienie obowiązków administratora bezpieczeństwa informacji (ABI), a w szczególności:
•nadzór nad ochroną systemów i sieci teleinformatycznych przetwarzających informacje niejawne,
• prowadzenie dokumentacji dotyczącej bezpieczeństwa teleinformatycznego,
• opracowywanie szczegółowych zaleceń dotyczących ochrony fizycznej systemów i sieci teleinformatycznych wykorzystywanych do opracowywania dokumentów niejawnych,
• kontrola poprawności wprowadzanych przez użytkowników systemu indywidualnych haseł dostępu, częstotliwości ich zmiany oraz przechowywania ich kopii,
•współpraca z pełnomocnikiem ochrony informacji niejawnych w zakresie szkolenia, kontroli i ochrony informacji niejawnych,
•ewidencja i uaktualnianie upoważnień od przetwarzania danych osobowych w systemach informatycznych,
•zapewnienie ochrony poufności i bezpieczeństwa oraz teletransmisji danych gromadzonych w Urzędzie,
• prowadzenie ewidencji wniosków upoważnionych do przetwarzania danych osobowych,
• opracowywanie instrukcji z zakresu ochrony danych osobowych,
• opracowywanie polityki bezpieczeństwa systemu informatycznego,
• szkolenie pracowników, którzy posiadają lub uzyskali dostęp do systemu informatycznego związanego z przetwarzaniem danych osobowych.
t) prowadzenie i redagowanie Biuletynu Informacji Publicznej oraz strony internetowej Urzędu,
u) prowadzenie ewidencji dotyczącej gospodarowania mieniem informatycznym Urzędu,
v) tworzenie i aktualizacja wewnętrznych procedur dot. użytkowania sprzętu oprogramowania, zabezpieczenia oraz zarządzania ryzykiem IT oraz zapewnienia ich przestrzegania;
4) w zakresie spraw kadrowych m.in.:
a)prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i dyrektorów gminnych jednostek organizacyjnych w tym:
• wykonywanie czynności związanych z nawiązaniem i rozwiązaniem stosunku pracy z pracownikami Urzędu i dyrektorami gminnych jednostek organizacyjnych,
• prowadzenie spraw związanych z awansowaniem, przeniesieniem i wynagrodzeniem pracowników Urzędu,
• prowadzenie spraw związanych z wynagrodzeniem dyrektorów gminnych jednostek organizacyjnych,
• organizowanie służby przygotowawczej odbywanej przez osoby podejmujące po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym, w tym kierowniczym stanowisku urzędniczym,
b) prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji pracowników,
c)organizowanie praktyk zawodowych uczniów i studentów oraz staży pracowniczych,
d) prowadzenie spraw związanych z naborem na wolne stanowiska urzędnicze,
e) prowadzenie spraw związanych z zatrudnieniem osób w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych,
f) prowadzenie spraw związanych z wyłączeniem pracowników od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny,
g) wydawanie zaświadczeń dotyczących stosunku pracy na podstawie dokumentacji archiwalnej,
h) prowadzenie dokumentacji dotyczącej czasu pracy pracowników Urzędu w tym:
• list obecności,
• kart ewidencji czasu pracy,
•ewidencji urlopów,
•ewidencji delegacji służbowych,
•ewidencji zwolnień lekarskich,
i)prowadzenie spraw dotyczących urlopów macierzyńskich, rodzicielskich, ojcowskich i bezpłatnych pracowników Urzędu,
j)przekazywanie do wydziału finansowego informacji niezbędnych do zgłoszenia pracowników do ZUS,
k)sporządzanie wniosków o emeryturę i rentę do ZUS w tym prowadzenie ewidencji emerytów i rencistów;
5)w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy m.in.:
a)prowadzenie dokumentacji oceny ryzyka zawodowego,
b)analiza i ocena z przeglądu stanu bezpieczeństwa i higieny pracy,
c)prowadzenie spraw z zakresu bhp i ppoż., m.in. przeglądy stanu technicznego budynku, przewodów kominowych, sprzętu gaśniczego,
d)organizowanie szkoleń dla pracowników,
e)kierowanie pracowników na badania okresowe, wstępne i kontrolne,
f)prowadzenie rejestru, kompletowanie, sporządzanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy,
g)zakup i prowadzenie ewidencji wydanej odzieży i środków czystości dla pracowników obsługi;
6)w zakresie obsługi Rady i jej organów m.in.:
a)obsługa kancelaryjno-biurowa oraz merytoryczno-prawna Rady i jej organów, przy współpracy z radcą prawnym,
b)organizacyjne przygotowywanie sesji Rady, posiedzeń komisji Rady, organizowanie i obsługa narad, spotkań zwoływanych przez Przewodniczącego Rady,
c)zapewnienie terminowego przygotowania materiałów na sesje i komisje Rady we współpracy z odpowiedzialnymi merytorycznie za opracowanie pracownikami,
d)opracowywanie materiałów z obrad sesji Rady oraz posiedzeń Komisji, w szczególności poprzez sporządzanie protokołów,
e)prowadzenie ewidencji radnych, członków komisji oraz czuwanie nad zabezpieczeniem praw radnych,
f)prowadzenie rejestrów uchwał Rady, zapytań, wniosków i interpelacji radnych,
g)prowadzenie rejestru oświadczeń majątkowych radnych, kierowanie ich do publikacji na stronie Biuletynu Informacji Publicznej oraz przekazywanie oświadczeń majątkowych radnych do analizy właściwemu urzędowi skarbowemu,
h)prowadzenie rejestru skarg i wniosków obywateli, które wpłynęły do Rady oraz podejmowanie działań dla ich rozpatrzenia przez kompetentne organy,
i)przekazywanie listy diet radnych do wydziału finansowego,
j)opracowywanie kalkulacji wydatków budżetowych oraz sprawozdań z realizacji wydatków budżetowych realizowanych przez Radę,
k)przekazywanie uchwał instytucjom zgodnie z przepisami prawa,
l)przekazywanie uchwał oraz protokołów z obrad sesji Rady do publikacji na stronie Biuletynu Informacji Publicznej,
m)przesyłanie właściwych uchwał Rady w formie dokumentu elektronicznego do Redakcji Dziennika Urzędowego Świętokrzyskiego Urzędu Wojewódzkiego celem ich ogłoszenia,
n)prowadzenie spraw związanych z wygaśnięciem mandatów radnych, uzupełnieniem i zmianami w składach osobowych Rady i jej organów,
o)prowadzenie spraw związanych z rozpatrywaniem przez Radę skarg na działalność Burmistrza oraz dyrektorów gminnych jednostek organizacyjnych,
p)prowadzenie spraw związanych z wyborem przez Radę ławników sądowych;
7)w zakresie ustawy o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami wykonywanie zadań Koordynatora ds. dostępności, w tym m.in.:
a)wsparcie osób ze szczególnymi potrzebami w dostępie do usług świadczonych przez Urząd,
b)przygotowanie i koordynacja wdrożenia planu działania na rzecz poprawy zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami Urząd,
c)monitorowanie działalności Urzędu, w zakresie zapewniania dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami;
8)prowadzenie spraw wynikających z ustawy o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami;
9)prowadzenie ewidencji i utrzymanie obiektów grobownictwa wojennego oraz miejsc pamięci narodowej w ramach prowadzenia jako zadanie własne i powierzone;
10)nadzór i rozliczanie dotacji z budżetu Gminy na sfinansowanie prac konserwatorskich, restauratorskich lub robót budowlanych przy zabytku wpisanym do rejestru zabytków;
11)w zakresie spraw wynikających z ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy na podstawie upoważnienia Burmistrza Suchedniowa do wykonywania czynności wynikających z ww. ustawy, m. in.:
a)przyjmowanie wniosków o wpis/zmiany/zawieszenie/wznowienie/wykreślenie informacji działalności gospodarczej,
b)przekształcanie ww. wniosków na postać dokumentu elektronicznego w systemie CEIDG,
c)ewidencjonowanie akt przedsiębiorców będących osobami fizycznymi,
d)udostępnianie informacji o przedsiębiorcach z archiwalnej ewidencji działalności gospodarczej Burmistrza Suchedniowa,
e)przekazywanie do CEIDG informacji związanych z zezwoleniami na sprzedaż napojów alkoholowych;
12)w zakresie promocji Gminy m.in.:
a)dbanie o właściwą i aktualną zawartość oficjalnego serwisu internetowego i innych stron informujących i promujących Gminę Suchedniów,
b)gromadzenie informacji o gminie i przygotowywanie materiałów promocyjnych,
c)uczestnictwo w imprezach, spotkaniach, targach, giełdach i wystawach w celu promocji Gminy,
d)współudział w organizowaniu imprez lokalnych,
e)wydawanie materiałów promujących gminę (m.in.: płyty, foldery, widokówki, publikacje o gminie, inne – drobne gadżety takie jak kubki, notesy, długopisy itp.),
f)współpraca międzygminna, regionalna i międzynarodowa w tym nawiązywanie i rozwijanie kontaktów z zagranicznymi miastami partnerskimi i bliźniaczymi,
g)prowadzenie spraw związanych z wyrażeniem zgody na stosowanie herbu i nazwy Gminy,
h)prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem patronatu honorowego gminy,
i)poszukiwanie i wdrażanie innowacyjnych metod i środków promujących teren Gminy;
13)w zakresie prowadzenia spraw dotyczących rozwoju Gminy w tym m.in.:
a)prowadzenie rejestru ewidencji obiektów świadczących usługi hotelarskie, niebędące obiektami hotelarskimi oraz pól biwakowych na terenie Gminy,
b)prowadzenie ewidencji twórców, stowarzyszeń i innych organizacji z terenu Gminy oraz współdziałanie w zakresie ich statutowych zadań,
c)wspieranie inicjatyw w celu upowszechniania turystyki i agroturystyki w Gminie,
d)współpraca m.in. z organizacjami około biznesowymi, organizacjami pracodawców, instytucjami rynku pracy, szkołami, stowarzyszeniami, itp.;
14)w zakresie ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej m.in.:
a)prowadzenie spraw w zakresie tworzenia, łączenia, podziału lub likwidacji instytucji kultury oraz przygotowywanie projektów statutów instytucji kultury,
b)organizacja, nadzór i rejestr samorządowych instytucji kultury,
c)wspieranie działań i inicjatyw w zakresie ochrony dziedzictwa narodowego i dóbr kultury;
15)w zakresie zdrowia publicznego m.in.:
a)współpraca z podmiotami publicznymi, niepublicznymi oraz stowarzyszeniami z zakresu profilaktyki i promocji zdrowia,
b)przekazywanie informacji o programach zdrowotnych realizowanych na terenie Gminy,
c)opiniowanie rozkładu godzin pracy aptek ogólnodostępnych na terenie Gminy;
16)w zakresie realizacji zadań wynikających z ustawy z dnia 24 września 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, m.in.:
a)przygotowywanie projektu uchwały programu współpracy z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i wolontariacie,
b)przygotowywanie i prowadzenie otwartych konkursów ofert na wykonanie zadań własnych Gminy dla podmiotów działających w oparciu o przepisy ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
c)merytoryczne sprawdzanie sprawozdań z realizacji zadań publicznych,
d)przygotowanie sprawozdania z realizacji ww. programu i przedkładanie go Radzie Miejskiej w Suchedniowie,
e)współpraca z organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy działającymi na terenie Gminy;
17)w zakresie realizacji zadań wynikających z ustawy z dnia 25 czerwca 2010 r. o sporcie, m. in.:
a)ogłaszanie naboru wniosków o dofinansowanie lub sfinansowanie zadania własnego Gminy w zakresie tworzenia warunków sprzyjających rozwojowi sportu,
b)merytoryczne sprawdzanie sprawozdań z realizacji zadań publicznych,
c)współpraca z organizacjami, stowarzyszeniami, klubami sportowymi w zakresie upowszechniania sportu, turystyki i rekreacji;
18)w zakresie spraw wynikających z ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi, m. in.:
a)przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków o wydanie zezwolenia na detaliczną i gastronomiczną sprzedaż napojów alkoholowych,
b)naliczanie wysokości należnej opłaty za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych w danym roku,
c)prowadzenie postępowań w sprawie wydania, zmiany, wygaśnięcia lub cofnięcia zezwolenia na sprzedaż detaliczną napojów alkoholowych przeznaczonych do spożycia w miejscu sprzedaży i poza miejscem sprzedaży,
d)współpraca z Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, w tym:
•obsługa modułu Koncesje alkoholowe w systemie informatycznym w zakresie rejestracji wydanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
•obsługa modułu WINDYKACJE w systemie informatycznym w zakresie rejestracji wydanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
•współpraca z Wydziałem finansowym w zakresie ww. czynności,
•realizacja zadań wynikających z ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi,
•realizacja zadań wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii,
e)opracowanie Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Uzależnień i jego realizacja,
f)przygotowanie sprawozdania z realizacji GPPiRPU;
19)współpraca z Radą Seniorów oraz Radą Młodzieżową;
20)bieżąca współpraca z Ośrodkiem Sportu i Rekreacji w Suchedniowie oraz Suchedniowskim Ośrodkiem Kultury „KUŹNICA”;
21)w zakresie pozyskiwania środków pozabudżetowych należy w szczególności:
a)wyszukiwanie informacji o krajowych źródłach i warunkach pozyskiwania środków finansowych,
b)przedstawianie Burmistrzowi informacji na temat inwestycji, zadań lub przedsięwzięć gminnych które mogą być współfinansowane z krajowych źródeł zewnętrznych (w tym realizowanych przez jednostki organizacyjne Gminy),
c)przygotowywanie i składanie wniosków o dofinansowanie z krajowych funduszy pomocowych oraz koordynowanie czynności na każdym etapie realizacji dofinansowywanego zadania wraz z rozliczeniem końcowym efektów rzeczowo-finansowych,
d)sporządzanie wniosków o płatność/rozliczeń, prowadzenie sprawozdawczości oraz wykonywanie innych niezbędnych zadań, wynikających z podpisanych umów o dofinansowanie, niezbędnych dla prawidłowej realizacji projektów współfinansowanych z krajowych środków zewnętrznych,
e)współpraca ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi Urzędu, jednostkami organizacyjnymi Gminy oraz pracownikami innych urzędów i instytucji w celu realizacji projektów,
f)współpraca z organizacjami pozarządowymi i związkami międzygminnymi w zakresie wykorzystania programów pomocowych do realizacji zadań Gminy,
g)współdziałanie z gminnymi jednostkami organizacyjnymi i lokalnymi środowiskami w zakresie opracowywania projektów i wniosków o pozyskanie krajowych środków z zewnętrznych funduszy pomocowych,
h)koordynowanie i kompleksowe zarzadzanie projektami realizowanymi w udziałem zewnętrznych źródeł finansowania.
Data wprowadzenia: 2025-03-19 0837
Data upublicznienia: 2025-03-19
Art. czytany: 203 razy
|
|
