ZARZĄDZENIE NR 0050.165.2023
Burmistrza Miasta i Gminy Suchedniów
z dnia 29 grudnia 2023 r.

w sprawie wprowadzenia Regulaminu kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta i Gminy                   w Suchedniowie i w jednostkach organizacyjnych Gminy

Na podstawie art. 69 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1270, 1273, 1407, 1429, 1641, 1693, 1872.) w związku z Komunikatem Ministra Finansów Nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r., Nr 15, poz. 84), Komunikatem Ministra Finansów Nr 3 z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. MF z 2011 r., Nr 2, poz. 11), Komunikatem Ministra Finansów Nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem (Dz.U. MF z 2012 r., poz. 56) zarządzam, co następuje:

§ 1.
Wprowadzam Regulamin kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta i Gminy w Suchedniowie i w jednostkach organizacyjnych Gminy Suchedniów, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.
§ 2.
Zobowiązuję kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta i Gminy w Suchedniowie  oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Suchedniów do zapoznania się z treścią niniejszego regulaminu i poinformowaniu o jego treści podległych im pracowników, a także przestrzegania zapisów w nim zawartych.
§ 3.
Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy.
§ 4.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrz Miasta i Gminy

/-/ Cezary Błach

Załącznik do Zarządzenia Nr 0050.165.2023
Burmistrza Miasta i Gminy Suchedniów
z dnia 29 grudnia 2023 r.

Regulamin kontroli zarządczej w Urzędzie Miasta i Gminy w Suchedniowie
i w jednostkach organizacyjnych Gminy Suchedniów

Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1.
Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowo o:
1)	Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Suchedniów,
2)	Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miasta i Gminy w Suchedniowie,
3)	Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta i Gminy Suchedniów,
4)	Zastępcy Burmistrza należy przez to rozumieć Zastępcę Burmistrza Miasta i Gminy Suchedniów,
5)	Sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy Suchedniów,
6)	Skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika Gminy Suchedniów,
7)	Jednostkach organizacyjnych - należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne Gminy Suchedniów,
8)	Komórkach organizacyjnych Urzędu - należy przez to rozumieć wydziały i samodzielne stanowiska pracy,
9)	 Kierownikach jednostek organizacyjnych - należy przez to rozumieć dyrektorów/kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Suchedniów.

§ 2.
1. Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy opracowany w celu dostarczenia racjonalnego zapewnienia co do realizacji zadań Gminy w następujących obszarach:
 1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
2) skuteczności i efektywności działania,
3) wiarygodności sprawozdań,
4) ochrony zasobów ( m.in. pracowników, mienia, infrastruktury),
5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
6) efektywności i skuteczności przepływu informacji i komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej,
7)skuteczności zarządzania ryzykiem, tj. bieżącego identyfikowania, analizy, oceny i monitorowania ryzyk związanych z realizacją zadań i osiąganiem zamierzonych celów oraz ustalanie i podejmowanie reakcji na ryzyko.
2. Na kontrolę zarządczą składa się pięć wzajemnie powiązanych elementów:
1) środowisko wewnętrzne,
2) cele i zarządzanie ryzykiem,
3) mechanizmy kontroli,
4) informacja i komunikacja,
5) monitorowanie i ocena, 
szczegółowo opisanych Standardach kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Komunikat Ministra Finansów Nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 r., Nr 15, poz. 84).
§ 3.
1. Ustalenia niniejszego Regulaminu kontroli zarządczej, zwany dalej Regulaminem, dotyczą:
1) sposobu organizacji i zasad wykonywania kontroli zarządczej i zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miasta i Gminy w Suchedniowie i Jednostkach organizacyjnych Gminy Suchedniów, 
2) ustalenia zasad koordynacji kontroli zarządczej,
3) celów i zadań kontroli zarządczej,
4) zasad zarządzania ryzykiem,
5) zasad monitorowania systemu kontroli zarządczej.
2. Dokumentację systemu kontroli zarządczej w Urzędzie i Jednostkach stanowią w szczególności regulaminy, procedury, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne dokumenty wewnętrzne ustalone odrębnymi zarządzeniami Burmistrza lub Kierowników jednostek.
3. System kontroli zarządczej podlega w sposób ciągły elastycznemu dostosowywaniu do zmieniających się potrzeb i uwarunkowań prawnych.
4. W celu dokumentowania systemu kontroli zarządczej stosuje się wszystkie formularze (wzory) określone w procedurach, instrukcjach, mające związek z funkcjonowaniem kontroli zarządczej.
5. Podstawą do uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej są wyniki monitorowania, samooceny systemu oraz przeprowadzonych audytów i kontroli.
§ 4.

1. Kontrola zarządcza w Gminie funkcjonuje na dwóch poziomach:
1) Jednostek organizacyjnych Gminy, której funkcjonowanie organizują kierownicy tych jednostek, w tym - Burmistrz w stosunku do Urzędu (I poziom),
2) Gminy Suchedniów, jako jednostki samorządu terytorialnego, w której zapewnienie funkcjonowania kontroli zarządczej należy do kompetencji Burmistrza (II poziom).
3. Burmistrz, na I poziomie kontroli zarządczej, wykonuje kontrolę zarządczą przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza, Skarbnika oraz kierowników komórek organizacyjnych, zgodnie z postanowieniami Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy  w Suchedniowie.
5. Kadra zarządzająca i pracownicy Urzędu Miasta i Gminy w Suchedniowie oraz jednostek organizacyjnych Gminy Suchedniów mają obowiązek znajomości i stosowania standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych zawarte w komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF z 2009 r., Nr 15, poz. 84), wytyczne w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych ujęte w komunikacie Nr 3 Ministerstwa Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. (Dz. Urz. MF z 2011 r., Nr 2 poz.11) oraz wytycznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem określonych w komunikacie Nr 6 Ministerstwa Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. (D. Urz. MF z 2012 r., poz. 56).
§ 5.
1. Kontrola zarządcza w Gminie Suchedniów obejmuje całościowe zarządzanie jednostką samorządu terytorialnego, zaś istotnym jej elementem jest system wyznaczania celów i zadań oraz monitorowanie stopnia ich realizacji.
2. Cele działalności i zadania, realizowane w ramach działalności Gminy (cele strategiczne i operacyjne) wynikają z ustawowych zadań Gminy i ujęte są każdorazowo w przyjętych do realizacji strategiach i planach, a w szczególności w Strategii Rozwoju Miasta i Gminy Suchedniów i w Wieloletniej Prognozie Finansowej.

§ 6.
Koordynację kontroli zarządczej na obu poziomach prowadzi Sekretarz Gminy Suchedniów przy pomocy komórek organizacyjnych Urzędu, zgodnie z określonym w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu podziałem kompetencji i zadań.
§ 7.
Działalnością wspomagającą koordynację kontroli zarządczej jest działalność kontrolna oraz audyt wewnętrzny, wykonywane na zlecenie Burmistrza, zarówno w Urzędzie, jak i innych jednostkach organizacyjnych Gminy.
§8.

1. Najważniejszymi elementami systemu kontroli zarządczej są:
1) przygotowanie planu działalności komórek organizacyjnych Urzędu, w oparciu o cele i zadania służące ich realizacji oraz sprawozdania z jego wykonania,
2) monitorowanie zgodności z prawem i procedurami wewnętrznymi realizowanych zadań,
3) dokumentowanie działań realizowanych w ramach kontroli zarządczej,
4) zarządzanie ryzykiem,
5) samoocenę funkcjonowania kontroli zarządczej przez kierowników Jednostek i pracowników,
6) monitorowanie procesów w ramach systemu zarządzania informacją. 
2. Dokumentowanie działań w zakresie kontroli zarządczej polega w szczególności na:
1) określeniu celów strategicznych i operacyjnych oraz mierników ich osiągania,
2) przygotowaniu planu działalności zawierającego cele strategiczne i operacyjne wraz z zadaniami oraz sprawozdania z jego wykonania,
3) ustaleniu osób odpowiedzialnych w powiązaniu z celami oraz miernikami ich realizacji i przydzielenie im zadań,
4) monitorowaniu realizacji zadań i raportowanie poziomu ryzyka,
5) raportowaniu działań podejmowanych w sytuacjach materializowania się ryzyk dla poszczególnych zadań (celów).
3. Proces zarządzania ryzykiem polega na:
1) identyfikacji i całościowej ocenie ryzyk,
2) realizacji zadań zgodnie z przyjętymi mechanizmami kontrolnymi,
3) utworzeniu rejestru ryzyka,
4) opracowaniu mapy ryzyka.
4. Samoocena kontroli zarządczej polega na:
1) przygotowaniu badania ankietowego samooceny kontroli zarządczej,
2) przekazaniu ankiety wszystkim wskazanym pracownikom,
3) podsumowanie wypełnionych ankiet z badania np. samooceny kontroli zarządczej.
§ 9.
1. Nadzór w ramach systemu kontroli zarządczej w Urzędzie i Jednostkach obejmuje w szczególności:
1) jasne komunikowanie zadań i odpowiedzialności każdemu pracownikowi,
2) systematyczną ocenę pracy w niezbędnym zakresie,
3) zatwierdzanie wyników pracy w decydujących momentach w celu uzyskania zapewnienia, że przebiega ona zgodnie z zamierzeniami.
2. Nadzór nad opracowaniem planów, programów, sprawozdań oraz kwestiami związanymi z kontrolą zarządczą wynika z podległości służbowej i schematu organizacyjnego, zgodne z zapisami regulaminu organizacyjnego poszczególnych jednostek (Burmistrz, Sekretarz, Skarbnik, Kierownik Jednostki).
Rozdział II
Kontrola zarządcza w Urzędzie Miasta i Gminy w Suchedniowie
§ 10.
Zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Urzędzie należy, zgodnie z art. 69 ust. 1 pkt 2 ustawy o finansach publicznych, do obowiązków Burmistrza, a zadania służące jej poprawnej realizacji wykonują wszyscy pracownicy Urzędu.
§ 11.
1. Za nadzorowanie poprawności funkcjonowania kontroli zarządczej na poziomie organizacyjnym i technicznym w komórkach organizacyjnych Urzędu odpowiadają ich kierownicy. Zadania kierowników w zakresie kontroli zarządczej w kierowanej przez nich komórce organizacyjnej polegają w szczególności na:
1) opracowywaniu rocznych planów działalności podległej komórki organizacyjnej wraz z analizą ryzyk dla poszczególnych zadań zgodnie ze standardami w tym zakresie przyjętymi dla systemu kontroli zarządczej,
2) bieżącym zarządzaniu ryzykami związanymi z realizacją zadań w podległej komórce organizacyjnej w ramach systemu zarządzania ryzykiem,
3) analizie informacji zarządczej pochodzącej z systemu kontroli zarządczej o występujących zagrożeniach w osiągnięciu celów lub zadań (projektów) realizowanych w podległej komórce,
4) zapewnienie przestrzegania w podległej komórce organizacyjnej zasad bezpieczeństwa gromadzonych i przetwarzanych informacji, w tym RODO,
5) opracowywaniu projektów rozwiązań i mechanizmów kontroli służących zwiększeniu skuteczności i efektywności kontroli zarządczej w podległej komórce organizacyjnej,
6) inicjowaniu działań: korekcyjnych, korygujących, naprawczych lub wspomagających,
7) pomocy przy optymalizacji i projektowaniu systemu kontroli zarządczej.
2. Kierownicy komórek organizacyjnych są odpowiedzialni za rzetelne, terminowe i efektywne dokumentowanie systemu kontroli zarządczej w Urzędzie, zgodnie z przyjętym rozwiązaniami.

§ 12.
Realizacja czynności dokumentacyjnych w zakresie kontroli zarządczej w Urzędzie, odbywa się w terminach przyjętych w niniejszym Regulaminie.
§ 13.
1. System kontroli zarządczej w Urzędzie, w ramach mechanizmów kontroli stanowi zintegrowany zbiór elementów i czynności kontrolnych obejmujący:
1) samokontrolę,
2) kontrolę funkcjonalną,
3) kontrolę bieżąca realizacji celów i zadań (monitorowanie),
4) kontrolę instytucjonalną (wewnętrzną) zleconą przez Burmistrza, kierownika komórki organizacyjnej za zgodą Burmistrza,
5) audyt wewnętrzny.
2. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy zatrudnieni w Urzędzie i Jednostkach bez względu na stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy. Samokontrola realizowana jest w ramach powierzonych obowiązków służbowych w toku codziennego wykonywania zadań. Obejmuje ona obowiązki w zakresie sprawdzania, akceptacji i rozliczania kosztów i wydatków, badania prawidłowości projektów umów i planów, zleceń, zamówień i różnych innych dokumentów skutkujących powstanie zobowiązań.
3. Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych oraz na innych stanowiskach biorących udział w realizacji określonych zadań, operacji, procesów, itp., których obowiązki wykonywania kontroli funkcjonalnej zostały określone w zakresach czynności służbowych, bądź którzy do wykonywania tej kontroli zostali zobligowani na podstawie innych przepisów lub regulacji wewnętrznych. Kontrola funkcjonalna jest realizowana z racji pełnionej funkcji i nie wymaga dodatkowego zlecania.
4. Kontrola bieżąca realizacji celów i zadań (monitorowanie) polega na systematycznym ustalaniu zadań, celów i mierników ich realizacji, monitorowaniu oceny rezultatów realizowanych zadań oraz sprawozdawczości i stanowi obligatoryjny element systemu kontroli zarządczej.
§ 14.
Zasady i tryb przeprowadzania kontroli instytucjonalnej oraz audytu wewnętrznego opisują odrębne regulacje.
§ 15.
1. W Urzędzie sporządzany jest roczny plan działalności według wzoru, stanowiącego zał. nr 1 do niniejszego Regulaminu, zawierający następujące informacje:
1) priorytetowe cele ( strategiczne i operacyjne),
2) zadania służące realizacji celów,
3) mierniki stopnia realizacji celów wraz z wartościami docelowymi na koniec roku,
4) komórki organizacyjne urzędu, odpowiedzialne za realizację zadań w ramach zaplanowanych celów,
5) termin realizacji.
2. Przy opracowaniu propozycji celów i zadań do rocznego planu działania należy uwzględnić przede wszystkim:
1) cele zaplanowane w strategii rozwoju Gminy i w wieloletnich programach o charakterze finansowym (np. WPF) - cele strategiczne,
2) zadania zaplanowane w projekcie budżetu Gminy - cele operacyjne,
3) cele określone dla zidentyfikowanych procesów - cele operacyjne,
4) możliwe mierniki realizacji celów i zadań, służące do ich monitorowania.
3. Kierownicy komórek organizacyjnych przygotowują roczne plany działalności dla swojej działalności merytorycznej w terminie do 30 listopada roku poprzedzającego rok, na który plan się sporządza.
4. Koordynator kontroli zarządczej przedkłada wydruk zbiorczego rocznego planu działalności Urzędu do zatwierdzenia Burmistrzowi w terminie do dnia 10 grudnia poprzedzającego rok, na który plan się sporządza. Roczny Plan działalności podlega zatwierdzeniu przez Burmistrza, w terminie do 31 grudnia.
6. Roczny plan działalności Urzędu i roczne plany działalności Jednostek organizacyjnych stanowią roczny plan działalności Gminy.
7. W przypadku zmian zachodzących w trakcie roku w stosunku do zaplanowanych celów, zadań lub wartości docelowych m.in. wynikających ze zmian budżetu Gminy, zmiany takie należy wykazać w, opracowanym przez kierowników komórek, sprawozdaniu z wykonania rocznego planu działalności Gminy.
8. Koordynator kontroli zarządczej przedkłada wydruk zbiorczego sprawozdania z planu działalności Urzędu przygotowany, na podstawie, przekazanych do końca lutego sprawozdań cząstkowych, wykonanych przez właściwe merytorycznie komórki organizacyjne Urzędu, do zatwierdzenia Burmistrzowi, w terminie do dnia 31 marca roku następującego po roku, na który plan się sporządza.
9. Burmistrz zatwierdza sprawozdanie, o którym jest mowa w ust. 8 w terminie do dnia 15 kwietnia roku następującego po roku, na który plan się sporządza.
10. Roczne sprawozdanie z realizacji planu działalności Urzędu i roczne sprawozdania z realizacji planów działalności jednostek organizacyjnych stanowią roczne sprawozdanie z realizacji planu działalności Gminy.
§ 16.
1. W Urzędzie wprowadza się obowiązek corocznego dokonywania samooceny systemu kontroli zarządczej.
2. Proces przeprowadzania samooceny planuje, uruchamia i koordynuje Koordynator kontroli zarządczej, a jej wyniki należy udokumentować w terminie do 31 marca każdego roku.
3. Podsumowanie przeprowadzonej samooceny dokumentowane jest w postaci raportu z przeprowadzonej samooceny, zawierającego wyniki badania ankietowego.

Rozdział III
Kontrola zarządcza w Jednostkach organizacyjnych Gminy Suchedniów
§ 17.
Kierownik jednostki organizacyjnej odpowiedzialny jest w szczególności za:
1) wdrożenie i prawidłowy przebieg procesu kontroli zarządczej, w tym zarządzanie ryzykiem;
2) sprawowanie nadzoru nad efektywnością i skutecznością systemu zarządzania ryzykiem;
3) określenie misji, celów i zadań jednostki organizacyjnej wraz z miernikami umożliwiającymi rzetelne i obiektywne określenie stopnia realizacji celów i zadań;
4) koordynowanie i nadzorowanie identyfikacji, analizy, oceny i postępowania z ryzykiem;
5) wdrażanie mechanizmów kontrolnych, jak również ich bieżące monitorowanie pod kątem ich adekwatności;
6) dokumentowanie systemu kontroli zarządczej zgodnie z przyjętymi przez siebie wzorami dokumentów.
§ 18.
1. Kierownicy jednostek organizacyjnych zapewniają adekwatność, skuteczność i efektywność kontroli zarządczej poprzez realizację ustalonych procedur, zasad etycznych, dostosowywania struktury organizacyjnej do powierzonych lub przyjętych do realizacji celów i zadań, a także systemu zarządzania ryzykiem, który powinien uwzględniać w szczególności przepisy prawa oraz standardy kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych.
2. W procedurach, o których mowa w ust. 1 uwzględnia się w szczególności zadania jednostki organizacyjnej, posiadane zasoby oraz warunki, w których funkcjonuje jednostka organizacyjna.

§ 19.
1. W ramach zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej zobowiązuje się kierowników jednostek organizacyjnych do:
1) opracowania procedur kontroli zarządczej w ramach kompetencji i odpowiedzialności;
2) sporządzania planów działania, zawierających w szczególności cele, zadania i mierniki na dany rok, w terminie do 31 grudnia roku poprzedzającego rok, na który plan się sporządza. W przypadku zmian zachodzących w trakcie roku w stosunku do zaplanowanych celów, zadań lub wartości docelowych , zmiany te należy wykazać w sprawozdaniu z wykonania rocznego planu działalności Jednostki organizacyjnej; 
3) opracowania do 31 marca roku następującego po roku, za który sprawozdanie się sporządza sprawozdań z realizacji planów działania, obejmującego  w szczególności:
a) informację z realizacji planu działania na dany rok (informacja na temat realizacji celów/ zadań)       w oparciu o przyjęte mierniki,
b) informację na temat zarządzania ryzykiem,
c) informację o wynikach kontroli zewnętrznych przeprowadzanych w jednostkach
organizacyjnych;
4) zarządzania ryzykiem, w szczególności dokonywania: identyfikacji ryzyka w odniesieniu do przyjętych do realizacji zadań jednostki organizacyjnej, analizy i oceny ryzyka;
2. Kierownicy Jednostek przeprowadzają udokumentowaną samoocenę kontroli zarządczej raz do roku w oparciu o wytyczne określone w komunikacie Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011 r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011 r., poz. 11) do 31 marca każdego roku.
5. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w działaniu kontroli zarządczej lub zidentyfikowaniu możliwości poprawy sposobu jej funkcjonowania kierownicy Jednostek organizacyjnych zobowiązani są do podejmowania działań naprawczych.
6. Każdego roku, do 31 marca, kierownicy Jednostek organizacyjnych gminy przekazują koordynatorowi oświadczenie o stanie kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych za poprzedni rok według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego Regulaminu.
3. W wybranych jednostkach organizacyjnych, może zostać przeprowadzona kontrola wewnętrzna na miejscu, w celu potwierdzenia danych zawartych w przekazanych dokumentach,
zgodnie z Regulaminem kontroli wewnętrznej.

Rozdział IV
Zarządzanie ryzykiem w Urzędzie i Jednostkach organizacyjnych Gminy Suchedniów
§ 20.
Proces zarządzania ryzykiem ma na celu zwiększenie prawdopodobieństwa osiągnięcia celów i realizacji zadań określonych w rocznym planie działania oraz realizacji projektu, poprzez minimalizację poziomu prawdopodobieństwa lub poziomu skutku zidentyfikowanych zagrożeń. Proces ten ma charakter ciągły i powinien pozwalać na systematyczną analizę ryzyk oraz stosowanych mechanizmów kontrolnych. 
§ 21.
Zarządzanie ryzykiem odbywa się według zasad:
1) powiązania z celami i zadaniami Urzędu/Jednostki organiacyjnej, wynikającymi z rocznego planu działania,
2) powiązania z projektami realizowanymi w Urzędzie/ Jednostce, rozumianymi jako odrębne zadania
3) przypisania odpowiedzialności,
4) proporcjonalności działań postępowania z ryzykiem do kosztów tych działań.
§ 22.
Proces zarządzania ryzykiem obejmuje następujące etapy:
1) identyfikację ryzyka,
2) ocena ryzyka,
3) postępowanie z ryzykiem,
4) monitorowanie i ocenę skuteczności podjętych działań,
5) wprowadzanie działań doskonalących proces.
§ 23.
Proces zarządzania ryzykiem inicjowany jest:
1) poprzez określenie celów i zadań do rocznego planu działania Urzędu/Jednostki,
2) w obszarze zapewnienia ochrony danych osobowych (RODO),
3) w zakresie wydajności i skuteczności Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji,
4) w przypadku przystępowania do planowania lub realizacji projektu, w tym współfinansowanego z środków zewnętrznych,
5) w przypadku każdej istotnej zmiany warunków, w których funkcjonuje Urząd/Jednostka np. zmian legislacyjnych lub zaistnienia zdarzenia mogącego wpłynąć na realizację określonych celów i zadań.
§ 24.
1. Identyfikacja ryzyka dokonywana jest przez kierowników Komórek/Jednostek organizacyjnych i polega na ustaleniu oraz scharakteryzowaniu zdarzeń zagrażających poszczególnym celom i zadaniom zamieszczonym w rocznym planie działania.
2. Podczas identyfikacji ryzyka należy określić główną kategorię (obszar) ryzyka, zgodnie                      z załącznikiem nr 2 do niniejszego Regulaminu
§ 25.
1. Analiza ryzyka polega na określeniu poziomu prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka i jego wpływu na działalność Urzędu, a następnie ustaleniu jego istotności i hierarchii.
2. Określenie wpływu ryzyka polega na określeniu przewidywanych skutków, jakie będzie ono miało dla realizacji zadania, osiągnięcia celu lub realizacji budżetu gminy. Do określenia wpływu używany jest opis jakościowy przy zastosowaniu skali ocen: wysoki, średni, niski zgodnie z poniższą skalą:

Wpływ 	Przesłanki 	
Wysoki (3) 	Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje uszczerbek mający krytyczny lub bardzo duży wpływ na realizację kluczowych zadań albo osiąganie założonych celów – poważny uszczerbek w zakresie jakości wykonywanych zadań, poważna strata finansowa lub na reputacji Urzędu. 	
Średni (2) 	Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje znaczną stratę posiadanych zasobów, ma negatywny wpływ na efektywność działania, jakość wykonywanych zadań, reputację Urzędu. Z wystąpieniem zdarzenia objętego ryzykiem może się wiązać trudny proces przywracania stanu poprzedniego. 	
Niski (1) 	Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje niewielką stratę finansową, zakłócenie lub opóźnienie w wykonywaniu zadań. Nie wpływa na reputację Urzędu. Skutki zdarzenia można łatwo usunąć. 	

3. Określenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka polega na określeniu przewidywanej częstotliwości występowania zdarzenia objętego ryzykiem w trakcie roku. Do określenia prawdopodobieństwa stosowany jest opis jakościowy przy zastosowaniu skali ocen: wysokie, średnie, niskie, zgodnie z poniższą skalą:

Stopień prawdopodobieństwa 	Przesłanki 	
Wysoki (3) 	Istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się wielokrotnie w ciągu roku 	
Średni (2) 	Istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się sporadycznie w ciągu roku. 	
Niski (1) 	Istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się raz w ciągu roku lub nie wystąpi wcale 	

§ 26.
1. W oparciu o dokonaną ocenę poziomu prawdopodobieństwa i wpływu ryzyka ustalany jest poziom istotności ryzyka. 
2. Ustala się następujące poziomy istotności ryzyka: 
1) ryzyko poważne - to ryzyko, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływu na organizację wynosi 6 - 9 punktów; 
2) ryzyko umiarkowane - to ryzyko, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływu na organizację wynosi 3 - 4 punktów; 
3) ryzyko nieznaczne – to ryzyko, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływu na organizację wynosi 1 - 2 punkty; 
3. Z uwagi na trzystopniową skalę zarówno prawdopodobieństwa, jak i wpływu ryzyka współczynnik istotności danego ryzyka może przyjąć wartość od 1 do 9. 
4. Po przeprowadzonej analizie, wartości przyporządkowane dla wpływu i prawdopodobieństwa ryzyka przenoszone są na poniższą mapę ryzyka, która pozwala jednoznacznie i możliwie obiektywnie określić hierarchię ryzyk:

Wpływ

					

WYSOKI (3)

	 (3)	 (6)	 (9)		

ŚREDNI (2)

	 (2)	 (4)	 (6)		

NISKI (1)

	
(1)
	2)
	 (3)		
Niskie (1) 	Średnie (2) 	Wysokie (3) 	Prawdopodobieństwo 	

1) Ryzyka znajdujące się w obszarze ciemnoszarym: ryzyka o największym prawdopodobieństwie wystąpienia i największym wpływie na realizację zadań komórki organizacyjnej lub osiągnięcie celów Urzędu. Istotność ryzyka od 6 do 9. 
2) Ryzyka znajdujące się w obszarze jasnoszarym: ryzyka o wysokim, średnim i niskim prawdopodobieństwie wystąpienia i odpowiednio niskim, średnim i wysokim wpływie na realizację zadań komórki organizacyjnej lub osiągnięcie celów Urzędu. Istotność od 3 do 4. 
3) Ryzyka znajdujące się w obszarze białym: ryzyka o najmniejszym prawdopodobieństwie wystąpienia i najmniejszym wpływie na realizację zadań komórki organizacyjnej lub osiągnięcie celów Urzędu. Istotność od 1 do 2.

§ 27.
Na potrzeby zarządzania ryzykiem w Urzędzie przyjmuje się, iż: 
1) ryzykiem akceptowanym jest ryzyko nieznaczne; 
2) ryzyko umiarkowane i poważne przekracza akceptowany poziom ryzyka; 
3) ryzyko przekraczające akceptowany poziom wymaga ustalenia i podjęcia działań ograniczających je do poziomu akceptowalnego, poprzez zmniejszenie jego wpływu lub prawdopodobieństwa wystąpienia - przeciwdziałanie ryzyku. 

§ 28.
Metodami przeciwdziałania ryzyku są: 
1) kontrolowanie ryzyka – podejmowanie działań pozwalających na likwidację ryzyka lub jego ograniczenie do akceptowalnego poziomu, np. poprzez organizację i wzmocnienie mechanizmów kontroli wewnętrznej (opracowanie pisemnych procedur, wytycznych) wbudowanych w realizowane procesy; 
2) przeniesienie ryzyka - przekazanie ryzyka podmiotowi zewnętrznemu np. w drodze ubezpieczenia, 
3) przesunięcie w czasie (wycofanie się) - zawieszenie działań rodzących zbyt duże ryzyko, 
4) tolerowanie ryzyka – np. w przypadku, gdy koszty podjętych działań mogą przekroczyć przewidywane korzyści. 

§ 29.
1. Proces identyfikacji i analizy ryzyka w Urzędzie dokumentowany jest za pomocą Karty analizy ryzyka, stanowiącej załącznik nr 3 do niniejszego Regulaminu. 
2. Identyfikacji i analizy ryzyka dokonują kierownicy komórek organizacyjnych i przekazują ją do Sekretarza Gminy w terminie do końca stycznia każdego roku. 
3. Burmistrz zatwierdza wyznaczony akceptowany z punktu widzenia strategicznego i operacyjnego poziom ryzyka, z uwzględnieniem danej sytuacji, wielkości kosztów ograniczenia tego ryzyka oraz możliwość wpływu na ryzyko. 

§ 30.
Zidentyfikowane ryzyka w Urzędzie oraz ustalone metody jego ograniczania do akceptowanego poziomu są na bieżąco monitorowane i analizowane przez kierowników komórek organizacyjnych, którzy oceniają poziom zidentyfikowanego ryzyka oraz skuteczność stosowanych metod jego ograniczania. 

§ 31.
Postępowanie z ryzykiem polega na określeniu działań, jakie należy podjąć w związku ze zidentyfikowanym ryzykiem. Działania te podejmują kierownicy komórek/Jednostek organizacyjnych (właściciele ryzyk).

§ 32.
1. Przy podejmowaniu działań minimalizujących poziom ryzyka należy przeanalizować m.in.:
1) wpływ na prawdopodobieństwo,
2) wpływ na skutek,
3) przyczyny (źródła) ryzyka i możliwe scenariusze rozwoju wydarzeń,
4) istniejące mechanizmy kontrolne stosowane w celu ograniczenia lub uniknięcia tego ryzyka,
5) jakie mechanizmy kontrolne należy wprowadzić,
6) możliwy wpływ na inne ryzyka.
2. Przystępując do planowania ww. działań należy oszacować, czy ich koszty nie przekroczą uzyskanych z tego tytułu efektów. Jeśli koszty planowanych działań przekraczają spodziewane efekty, należy zaakceptować dane ryzyko bez podejmowania działań. Ostateczną decyzję w sprawie akceptacji tak oszacowanego ryzyka podejmuje Burmistrz.

§ 33.
1. Ocena skuteczności realizacji celów i zadań, określonych w rocznym planie działania następuje w ramach bieżącego nadzoru - za pomocą wyznaczonych mierników i wartości docelowych na koniec danego roku oraz poprzez realizację działań służących minimalizacji danego ryzyka do akceptowanego poziomu.
2. Oceny te dokonywane są na każdym szczeblu zarządzania, w szczególności przez:
1) kierowników komórek/Jednostek organizacyjnych,
2) Sekretarza w ramach koordynowania prac komórek organizacyjnych, w tym w szczególności w trakcie narad z kierownikami komórek organizacyjnych,
3) Burmistrza w ramach bieżącego zarządzania Urzędem.
§ 34.
1. Efektywność zarządzania ryzykiem oraz systemu kontroli zarządczej w Urzędzie podlega niezależnej i obiektywnej ocenie audytora.
2. Wyniki oceny, o których mowa w ust.1 wykorzystywane są do poprawy efektywności związanej z realizacją celów i zadań oraz usprawnieniem systemu kontroli zarządczej.
3. Kierownicy Jednostek organizacyjnych realizują proces zarządzania ryzykiem w oparciu o wytyczne określone w komunikacie nr 6 Ministra Finansów z dnia 6 grudnia 2012 r. w sprawie szczegółowych wytycznych dla sektora finansów publicznych w zakresie planowania i zarządzania ryzykiem (Dz. Urz. MF z 2012 r., poz. 56).