WYDZIAŁ ORGANIZACYJNY 2023-03-22 0908 Art. czytany: 940 razy WYDZIAŁ ORGANIZACYJNY Wydział Organizacyjny realizuje zadania poprzez następującą strukturę wewnętrzna: 1. Magdalena Przyjemska - Sekretarz, pokój nr 107; tel. 25-43-186 wew. 32 e-mail: [email protected] 2. Justyna Wierzbińska - Sekretariat. pokój nr 104; tel. 41 25-43-186 lub –250 wew. 30 e-mail: [email protected] 3. Mariusz Ślusarczyk - Inspektor; obsługa Rady Miejskiej; pokój 106; tel. 41 25 43 186; 41 25 43 250 wew. 41 e-mail: [email protected]; [email protected] 4. Karolina Długosz - Inspektor; pokój Nr 102 tel. 41 25 43 186; 41 25 43 250 wew. 35 e-mail: [email protected] 5. Łukasz Osuch - Informatyk; pokój Nr 211 tel. 41 25 43 186; 41 25 43 250 e-mail: [email protected] 6. Władysław Grudniewski - Starszy Informatyk, pokój Nr 205, tel. 41 25 43 186; 41 25 43 250 Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy prowadzenie spraw związanych m. in. z obsługą kancelaryjną, organizacyjną, informatyczną, administracyjno-gospodarczą, kadrową urzędu oraz obsługą Rady i jej organów, a w szczególności: 1. W zakresie spraw organizacyjnych: 1) prowadzenie sekretariatu urzędu, 2) wykonywanie zadań związanych z wyborami i referendami, 3) prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza, 4) prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw, 5) prowadzenie rejestru umów zawieranych przez Gminę, 6) prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków, 7) prowadzenie rejestru wniosków o udostępnienie informacji publicznej, 8) prowadzenie rejestru petycji, 9) sporządzanie wniosków o nadanie odznaczeń państwowych i odznak, 10) prowadzenie książki kontroli i dokumentacji z kontroli, 11) obsługa ePUAP, 12) zabezpieczenie p.poż. budynku urzędu; zabezpieczenie przed włamaniem, nadzór nad zabezpieczeniem mienia Urzędu. 2. W zakresie spraw informatycznych: 1) administrowanie siecią komputerową, 2) administrowanie elektronicznym obiegiem dokumentów (EOD), 3) zakup nowego i modernizacja istniejącego sprzętu komputerowego, 4) nadzór nad naprawami, konserwacją oraz likwidacją urządzeń komputerowych, 5) stały nadzór nad systemem informatycznym w Urzędzie, w tym nad siecią, sprzętem komputerowym i oprogramowaniem, 6) instalowanie i testowanie oprogramowania użytkowego, 7) wykonywanie zadań wynikających z przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, a w szczególności administrowanie bezpieczeństwem informacji poprzez przeciwdziałanie dostępowi do systemu informatycznego osób nie uprawnionych oraz podejmowanie stosownych działań w przypadku wykrycia naruszeń w systemie zabezpieczeń, 8) planowanie rozwoju sieci bezpieczeństwa baz danych, 9) opracowanie i modyfikacja koncepcji informatyzacji Urzędu oraz ich wdrażanie, 10) planowanie i wdrażanie technologii cyfrowych wykorzystywanych w realizacji zadań urzędu (e-urząd), 11) realizacja projektów związanych z informatyzacją Urzędu, 12) prowadzenie i redagowanie BIP, 13) ochrona systemów i sieci teleinformatycznych oraz nadzór na eksploatacją sprzętu komputerowego i oprogramowania, 14) administrowanie sieciowe systemem operacyjnym oraz bazami danych, 15) wdrażanie nowych systemów informatycznych; aktualizacja istniejących, 16) informatyczne zabezpieczenie danych Urzędu, ochrona baz danych i programów przed działaniem wirusów komputerowych, 17) gospodarowanie sprzętem i siecią komputerową oraz koordynowanie zaspakajania potrzeb Urzędu w tym zakresie, 18) zapewnienie ciągłości sprawnego funkcjonowania systemów informatycznych, 19) dokonywanie analizy funkcjonowania systemów informatycznych i występowanie z wnioskiem na temat ich usprawnień, 20) obsługa techniczna i informatyczna systemów informatycznych i sprzętu komputerowego urzędu, 21) obsługa informatyczna wyborów i referendów, 22) pełnienie obowiązków administratora bezpieczeństwa informacji (ABI), a w szczególności: a) nadzór nad ochroną systemów i sieci teleinformatycznych przetwarzających informacje niejawne, b) prowadzenie dokumentacji dotyczącej bezpieczeństwa teleinformatycznego, c) opracowywanie szczegółowych zaleceń dotyczących ochrony fizycznej systemów i sieci teleinformatycznych wykorzystywanych do opracowywania dokumentów niejawnych, d) kontrola poprawności wprowadzanych przez użytkowników systemu indywidualnych haseł dostępu; częstotliwości ich zmiany oraz przechowywania ich kopii, e) współpraca z pełnomocnikiem ochrony informacji niejawnych w zakresie szkolenia, kontroli i ochrony informacji niejawnych, f) ewidencja i uaktualnianie upoważnień od przetwarzania danych osobowych w systemach informatycznych, 23) zapewnienie ochrony poufności i bezpieczeństwa oraz teletransmisji danych gromadzonych w Urzędzie, 24) prowadzenie ewidencji wniosków upoważnionych do przetwarzania danych osobowych, 25) opracowywanie instrukcji z zakresu ochrony danych osobowych, 26) opracowywanie polityki bezpieczeństwa systemu informatycznego, 27) szkolenie pracowników, którzy posiadają lub uzyskali dostęp do systemu informatycznego związanego z przetwarzaniem danych osobowych. 28) współpraca w zakresie prowadzenia strony internetowej Gminy. 3. W zakresie spraw administracyjno-gospodarczych, w szczególności: 1) administrowanie budynkiem urzędu i dbałość o jego otoczenie, 2) dekoracja budynków z okazji świąt państwowych i lokalnych, 3) wyposażanie stanowisk pracy i zaopatrzenie materiałowe Urzędu, 4) prowadzenie ewidencji pieczęci, 5) zaopatrzenie materiałowo-techniczne na cele administracyjne, 6) planowanie i realizacja remontów bieżących w Urzędzie, 7) utrzymywanie czystości i porządku w budynku Urzędu i jego otoczeniu, 8) gospodarowanie taborem samochodowym, 9) prowadzenie spraw związanych z symboliką narodową i tablicami urzędowymi, 10) zabezpieczanie informacji wizualnej dla interesantów, 11) prowadzenie archiwum zakładowego, 12) prenumerata czasopism i zakup literatury fachowej. 4. W zakresie spraw kadrowych, m.in.: 1) prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników Urzędu, kierowników gminnych jednostek organizacyjnych oraz osób zatrudnionych w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych; 2) prowadzenie spraw emerytalno-rentowych pracowników, 3) prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji pracowników, 4) prowadzenie spraw związanych z wyłączeniem pracowników od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny, 5) organizowanie praktyk zawodowych uczniów i studentów, 6) wydawanie zaświadczeń dotyczących stosunku pracy na podstawie dokumentacji archiwalnej, 7) prowadzenie spraw związanych z naborem na wolne stanowiska urzędnicze oraz zatrudnianiem osób w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych, 8) współpraca z Urzędem Pracy w zakresie organizacji staży absolwenckich oraz organizowania prac interwencyjnych i robót publicznych; prac społecznie – użytecznych, 9) prowadzenie list obecności, kart ewidencji czasu pracy, delegacji służbowych, książki wyjść. 5. W zakresie bhp, w szczególności.: 1) prowadzenie dokumentacji oceny ryzyka zawodowego, 2) analiza i ocena z przeglądu stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, 3) kierowanie pracowników na badania okresowe i profilaktyczne, 4) przeprowadzanie szkoleń wstępnych i okresowych z zakresu bhp i p.poż., 5) gospodarowanie odzieżą ochronną i roboczą. 6. W zakresie obsługi Rady i jej organów, w szczególności: 1) zapewnienie przewodniczącemu Rady, komisjom wszechstronnej pomocy w realizacji zadań określonych Statutem Gminy, 2) obsługa kancelaryjno – biurowa oraz merytoryczna w tym: organizacyjne przygotowywanie sesji oraz posiedzeń Rady, sporządzanie protokołów z obrad, prowadzenie zbioru i rejestru uchwał, wniosków, opinii, zapytań oraz interpelacji radnych, 3) zapewnienie terminowego przygotowania materiałów na sesje i komisje Rady we współpracy z odpowiedzialnymi merytorycznie za opracowania pracownikami, 4) zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów związanych z pracą Rady i jej komisjami, 5) gromadzenie zbioru i rejestru przepisów gminnych oraz udostępnianie go do powszechnego wglądu w siedzibie Rady, 6) elektroniczne przekazywanie aktów prawa miejscowego do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Świętokrzyskiego, 7) przekazywania uchwał instytucjom zgodnie z przepisami prawa w tym Wojewodzie Świętokrzyskiemu oraz Regionalnej Izbie Obrachunkowej, 8) prowadzenie ewidencji radnych, członków komisji, 9) obsługa organizacyjno-biurowa dyżuru przewodniczącego Rady, prowadzenie rejestru skarg i wniosków obywateli zgłaszanych na dyżurach przewodniczącego i radnych oraz tych, które wpłynęły na adres Rady lub jej organów, podejmowanie działań dla ich rozpatrzenia przez właściwe organy, 10) realizacja zadań związanych z wyborem ławników.