WYDZIAŁ ORGANIZACYJNY 2015-06-08 1216 Art. czytany: 7592 razy WYDZIAŁ ORGANIZACYJNY Wydział Organizacyjny realizuje zadania poprzez następującą strukturę wewnętrzna: 1. Magdalena Przyjemska - Sekretarz, pokój nr 107; tel. 25-43-186 wew. 32 e-mail: [email protected] 2. Justyna Wierzbińska - Sekretariat. pokój nr 104; tel. 41 25-43-186 lub –250 wew. 30 e-mail: [email protected] 3. Mariusz Ślusarczyk - Inspektor; obsługa Rady Miejskiej; pokój 106; tel. 41 25 43 186; 41 25 43 250 wew. 41 e-mail: [email protected]; [email protected] 4. Karolina Długosz - Inspektor; pokój Nr 102 tel. 41 25 43 186; 41 25 43 250 wew. 35 e-mail: [email protected] 5. Łukasz Osuch - Informatyk; pokój Nr 211 tel. 41 25 43 186; 41 25 43 250 e-mail: [email protected] 6. Władysław Grudniewski - Starszy Informatyk, pokój Nr 205, tel. 41 25 43 186; 41 25 43 250 Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy prowadzenie spraw związanych m. in. z obsługą kancelaryjną, organizacyjną, informatyczną, administracyjno – gospodarczą, kadrową urzędu oraz obsługą rady i jej organów, a w szczególności: 1. W zakresie spraw organizacyjnych: 1) prowadzenie sekretariatu urzędu, 2) wykonywanie zadań związanych z wyborami i referendami, 3) obsługa administracyjna narad, zebrań i konferencji, 4) prowadzenie rejestru zarządzeń burmistrza, 5) prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw, 6) prowadzenie rejestru umów zawieranych przez gminę, 7) prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków, 8) sporządzanie wniosków o nadanie odznaczeń państwowych i odznak, 9) prowadzenie zbioru publikacji prawnych, 10) prowadzenie książki kontroli i dokumentacji z kontroli, 11) obsługa ePUAP, 12) zabezpieczenie p.poż. budynku urzędu; zabezpieczenie przed włamaniem, nadzór nad zabezpieczeniem mienia urzędu. 2. W zakresie spraw informatycznych: 1) administrowanie siecią komputerową, 2) administrowanie elektronicznym obiegiem dokumentów (EOD), 3) zakup nowego i modernizacja istniejącego sprzętu komputerowego, 4) nadzór nad naprawami, konserwacja oraz likwidacją urządzeń komputerowych, 5) stały nadzór nad systemem informatycznym w urzędzie, w tym nad siecią, sprzętem komputerowym i oprogramowaniem, 6) instalowanie i testowanie oprogramowania użytkowego, 7) wykonywanie zadań wynikających z przepisów ustawy o ochronie danych osobowych, a w szczególności administrowanie bezpieczeństwem informacji poprzez przeciwdziałanie dostępowi do systemu informatycznego osób nie uprawnionych oraz podejmowanie stosownych działań w przypadku wykrycia naruszeń w systemie zabezpieczeń, 8) planowanie rozwoju sieci bezpieczeństwa baz danych, 9) organizacja i koordynacja szkoleń komputerowych pracowników urzędu, 10) opracowanie i modyfikacja koncepcji informatyzacji urzędu oraz ich wdrażanie, 11) planowanie i wdrażanie technologii cyfrowych wykorzystywanych w realizacji zadań urzędu (e-urząd), 12) realizacja projektów związanych z informatyzacją Urzędu, 13) prowadzenie i redagowanie BIP, 14) ochrona systemów i sieci teleinformatycznych oraz nadzór na eksploatacją sprzętu komputerowego i oprogramowania, 15) administrowanie sieciowe systemem operacyjnym oraz bazami danych, 16) wdrażanie nowych systemów informatycznych; aktualizacja istniejących, 17) informatyczne zabezpieczenie danych urzędu ochrona baz danych i programów przed działaniem wirusów komputerowych, 18) gospodarowanie sprzętem i siecią komputerową oraz koordynowanie zaspakajania potrzeb urzędu w tym zakresie, 19) zapewnienie ciągłości sprawnego funkcjonowania systemów informatycznych, 20) dokonywanie analizy funkcjonowania systemów informatycznych i występowanie z wnioskiem na temat ich usprawnień, 21) obsługa techniczna i informatyczna systemów informatycznych i sprzętu komputerowego urzędu, 22) obsługa informatyczna wyborów i referendów, 23) pełnienie obowiązków administratora bezpieczeństwa informacji (ABI), a w szczególności: a) nadzór nad ochroną systemów i sieci teleinformatycznych przetwarzających informacje niejawne, b) prowadzenie dokumentacji dotyczącej bezpieczeństwa teleinformatycznego, c) opracowywanie szczegółowych zaleceń dotyczących ochrony fizycznej systemów i sieci teleinformatycznych wykorzystywanych do opracowywania dokumentów niejawnych, d) kontrola poprawności wprowadzanych przez użytkowników systemu indywidualnych haseł dostępu; częstotliwości ich zmiany oraz przechowywania ich kopii, e) współpraca z pełnomocnikiem ochrony informacji niejawnych w zakresie szkolenia, kontroli i ochrony informacji niejawnych, f) ewidencja i uaktualnianie upoważnień od przetwarzania danych osobowych w systemach informatycznych, 24) zapewnienie ochrony poufności i bezpieczeństwa oraz teletransmisji danych gromadzonych w Urzędzie, 25) koordynacja sporządzania, gromadzenia i weryfikacji SIO, zgodnie z ustawą o systemie informacji oświatowej – zbiorczo dla gminy, 26) współpraca w zakresie prowadzenia strony internetowej Gminy. 3. W zakresie spraw administracyjno – gospodarczych, m. in.: 1) administrowanie budynkiem urzędu i dbałość o jego otoczenie, 2) dekoracja budynków z okazji świąt państwowych i lokalnych, 3) wyposażanie stanowisk pracy i zaopatrzenie materiałowe urzędu, 4) prowadzenie ewidencji pieczęci, 5) zaopatrzenie materiałowo – techniczne na cele administracyjne, 6) planowanie i realizacja remontów bieżących w urzędzie, 7) utrzymywanie czystości i porządku w budynku urzędu i jego otoczeniu, 8) gospodarowanie taborem samochodowym, 9) prowadzenie spraw związanych z symboliką narodową i tablicami urzędowymi, 10) zabezpieczanie informacji wizualnej dla interesantów, 11) prowadzenie archiwum zakładowego, 12) prenumerata czasopism i zakup literatury fachowej. 4. W zakresie spraw kadrowych, m.in.: 1) prowadzenie akt i spraw osobowych pracowników urzędu, pracowników OSiR, kierowników gminnych jednostek organizacyjnych oraz osób zatrudnionych w ramach prac interwencyjnych i robót publicznych; 2) prowadzenie spraw emerytalno – rentowych pracowników, 3) prowadzenie spraw związanych z podnoszeniem kwalifikacji pracowników, 4) organizowanie praktyk zawodowych uczniów i studentów, 5) wydawanie zaświadczeń dotyczących stosunku pracy na podstawie dokumentacji archiwalnej, 6) prowadzenie spraw związanych z naborem na wolne stanowiska urzędnicze oraz zatrudnianiem osób w ramach prac interwencyjnych i prac publicznych, 7) współpraca z Urzędem Pracy w zakresie organizacji staży absolwenckich oraz organizowania prac interwencyjnych i robót publicznych; prac społecznie – użytecznych, 8) prowadzenie list obecności, kart ewidencji czasu pracy, delegacji służbowych, książki wyjść. 5. W zakresie bhp, m.in.: 1) prowadzenie dokumentacji oceny ryzyka zawodowego, 2) analiza i ocena z przeglądu stanu bezpieczeństwa i higieny pracy, 3) kierowanie pracowników na badania okresowe i profilaktyczne, 4) przeprowadzanie szkoleń wstępnych i okresowych z zakresu bhp i p.poż., 5) gospodarowanie odzieżą ochronną i roboczą. 6. W zakresie obsługi rady i jej organów, m. in.: 1) zapewnienie przewodniczącemu rady, komisjom wszechstronnej pomocy w realizacji zadań określonych Statutem Gminy, 2) obsługa kancelaryjno – biurowa oraz merytoryczna w tym: organizacyjne przygotowywanie sesji oraz posiedzeń rady, sporządzanie protokołów z obrad, prowadzenie zbioru i rejestru uchwał, wniosków, opinii, zapytań oraz interpelacji radnych, 3) zapewnienie terminowego przygotowania materiałów na sesje i komisje rady we współpracy z odpowiedzialnymi merytorycznie za opracowania pracownikami, 4) zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentów związanych z pracą rady i jej komisjami, 5) gromadzenie zbioru i rejestru przepisów gminnych oraz udostępnianie go do powszechnego wglądu w siedzibie rady, 6) elektroniczne przekazywanie aktów prawa miejscowego do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Świętokrzyskiego, 7) przekazywania uchwał instytucjom zgodnie z przepisami prawa w tym Wojewodzie Świętokrzyskiemu oraz Regionalnej Izbie Obrachunkowej, 8) prowadzenie ewidencji radnych, członków komisji, 9) obsługa organizacyjno – biurowa dyżuru przewodniczącego rady, prowadzenie rejestru skarg i wniosków obywateli zgłaszanych na dyżurach przewodniczącego i radnych oraz tych, które wpłynęły na adres rady lub jej organów, podejmowanie działań dla ich rozpatrzenia przez właściwe organy, 10) realizacja zadań związanych z wyborem ławników. |